«Объективность и доступность государственных услуг: практика корпорации ЭЛАР по созданию электронных ресурсов органов государственной власти».

Доклад на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами». Москва, 20-21 ноября 2013 г.

Согласно Указу Президента от 7 мая 2012 № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления», доля граждан, получающих услуги в электронной форме, к 2018 году должна составлять не менее семидесяти процентов. Уровень удовлетворённости граждан качеством предоставления государственных и муниципальных услуг к 2018 году – не менее девяноста процентов. Доля граждан, имеющих доступ к получению услуг по принципу «одного окна» по месту пребывания, в том числе в МФЦ, к 2015 году – также девяносто процентов.

Электронные архивы представляют собой фундамент информационного общества и один из важнейших элементов системы электронного взаимодействия. Корпорация ЭЛАР за время своего существования реализовала и продолжает реализовывать крупнейшие государственные проекты в области создания электронных информационных ресурсов, проектирования и внедрения информационных систем.

Документы на землю и имущество

Одно из наиболее востребованных направлений в данной сфере – оцифровка документов, связанных с землёй и недвижимостью. В первую очередь, это документы архивов органов управления землей и имуществом. Стоит отметить, что урегулирование земельных вопросов — едва ли не самый частый повод, по которому граждане и организации обращаются в государственные органы. Интересно, что интенсивность этих обращений не снижается, а наоборот, растёт, особенно, если наметились какие-либо планы относительно изменений в имущественно-земельной сфере того или иного субъекта РФ или муниципального образования.

Так, в связи с началом олимпийского строительства в Сочи увеличилось количество обращений граждан в государственные органы с целью урегулирования земельных вопросов. Собственники земельных участков массово начали обращаться в архивы администрации города за получением копий правоустанавливающих документов. Это потребовало от органов власти Сочи принять оперативные меры по автоматизации деятельности архивного отдела администрации для удобной и быстрой отработки поступающих запросов. Решением задачи стало внедрение комплексной системы «Электронный архив администрации города Сочи» и наполнение её массивом архивных документов.

Корпорация ЭЛАР стала победителем конкурса на реализацию данной системы. Электронный архив был призван обеспечить создание электронных копий правоустанавливающих земельных документов из архивов администрации и муниципальных районов города, хранение, эффективный поиск и предоставление к документам служебного многопользовательского доступа. Сегодня руководство города имеет возможность выполнять все запросы в регламентные сроки. Подобные проекты на данный момент реализуются и в других регионах.

Решения и постановления ОГВ

Ещё одно значимое направление – перевод в электронный вид решений и постановлений органов государственной власти. Это архивы всех уровней, – от архива Администрации Президента РФ, Государственного архива России до региональных и муниципальных архивов.

В качестве примера рассмотрим Главное архивное управление города Москвы, где благодаря переводу в электронной вид фонда решений Моссовета и райисполкомов, а также созданию поисковой базы, такая госуслуга, как отработка запросов по договорам социального найма, стала оказываться быстрее, а её результаты удовлетворяют граждан на сто процентов.

При обработке запросов населения для поиска информации и предоставления копий правоустанавливающих документов специалистам учреждения было не достаточно стандартных средств научно-справочного аппарата. В результате, в тридцати процентах случаев граждане на свои запросы получали отказ. Вручную найти фамилию человека в архивных бумажных делах среди тысяч постановлений райисполкома, согласитесь, совсем не простое дело. Было принято решение о переводе в электронный вид решений органов исполнительной власти и проведении индексирования до уровня персональных данных.

Исторические документы о персоналиях

Важное направление в сфере открытия архивной информации исторического характера и организации доступа к ней для российских граждан связано с такими государственными услугами как поиск генеалогической информации, отработка запросов по восстановлению наград, отработка запросов на реабилитацию и так далее.
В настоящее время Федеральное архивное агентство работает над созданием электронного банка документов для организации более широкого доступа к генеалогической информации. В рамках первого этапа проекта будут оцифрованы около трёх миллионов листов документов из Российского государственного архива древних актов.

Регионы также проводят работы по созданию открытых электронных ресурсов генеалогической информации. Например, существует и очень востребована Объединенная система данных о населении «Поколения Пермского края».
Проекты Министерства Обороны РФ – электронные банки документов и данных открытого доступа «Мемориал» и «Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», позволили миллионам людей со всего мира искать в сети Интернет сведения о своих близких – участниках Великой Отечественной. В отличие от традиционных баз данных, содержащих текстовую информацию, именно возможность просмотра самих документов, откуда почерпнута эта информация, позволила тысячам людей провести собственные исследования.

Организация обработки документов из различных источников хранения, которые впервые связали в одном банке данных сведения, различные по времени и типам документов, что привело к поразительным результатам.

С момента размещения банков данных на сайтах www.obd-memorial.ru (в начале 2007 г.) и www.podvignaroda.mil.ru (в апреле 2010 г.) на сайтах зарегистрировано соответственно 31,06 и 13,11 млн посещений. Уже эти цифры показывают, насколько востребована оказалась представленная информация.

Документы ЗАГС

Российские органы ЗАГС используют в своей работе системы для оптимизации процессов предоставления услуг гражданам. Тем важнее становится информационная наполненность таких систем, поскольку с каждым годом растёт поток обращений, а сроки предоставления сведений строго ограничены административными регламентами. Более того, наиболее сложные госуслуги органами ЗАГС выполняются на основе документов, хранящихся в архиве.

Поиск документов в бумажном архиве, когда вручную листаются актовые книги, не только не способствует высокой скорости обработки запросов, но и приводит к ветшанию, износу документов. Единственный выход из этой ситуации — сократить обращения к бумаге, создав в электронном виде страховой фонд документов архива органа ЗАГС. Для этого необходимо в первую очередь оцифровать востребованную часть фонда, а также ветхие документы (в основной массе актовые книги за 1919-1950 годы находятся в ветхом состоянии). Чтобы сотрудники органа ЗАГС могли использовать оцифрованный массив в своей работе эффективно, нужно провести индексирование документов максимальному количеству полей.

Такая работа ведется в субъектах РФ. Так, Калининградская область стала первым регионом, реализовавшим проект по оцифровке всего востребованного фонда записей об актах гражданского состояния. Проект получил международную поддержку в рамках Программы приграничного сотрудничества Литва-Польша-Россия 2007-2013 г.

Проект «Оцифровка АГС Ставропольского края» позволил региону сократить сроки предоставления услуг в сфере регистрации актов гражданского состояния и отработки межведомственных запросов. Это удалось осуществить за счёт того, что объём сведений информационного ресурса существенно расширился, и сотрудникам обеспечен оперативный доступ к необходимым данным.

Комплексные решения по автоматизации предоставления госуслуг
Комплексные решения по автоматизации предоставления государственных услуг также востребованы сегодня государственными организациями и учреждениями.
Это создание электронного НСА, плановая оцифровка архивных фондов, вертикальная автоматизация архивной деятельности «Муниципалитет – Регион», предоставление доступа гражданам и организациям к научно-справочному аппарату архивов, интеграция с порталами госуслуг, СМЭВ и РСМЭВ с целью автоматизации отработки запросов.

В качестве примера – проект «АСУАД Самарской области», в ходе реализации которого были объединены четыре государственных архива в единое хранилище, проведено комплексное оснащение лаборатории сканирования и микрографии. В результате было оцифровано 15 000 000 единиц архивных документов. Объем созданного ресурса составил 20Тб с возможностью увеличения.
Для правительства Мурманской области создано решение по автоматизации предоставления госуслуг, интегрированное с порталом госуслуг.

Приведённые примеры показывают, что на сегодняшний день существуют готовые типовые решения для оказания госуслуг в электронном виде в полном объёме.
Нестандартный и очень перспективный с точки зрения архитектуры решения проект создания электронного архива выполнен для Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Решение «ЭЛАР АИС Архив» здесь организовано по принципу корпоративного облака. Нами была произведена оцифровка и загрузка в систему около девяноста процентов описей архива. Для муниципальных архивов разработана подсистема автоматизации работы сотрудников муниципальных архивов в режиме удалённого доступа: сегодня 22 архивных отдела муниципалитетов Югры работают в одной централизованной системе.

Что же касается вопроса о ближайших перспективах всего направления перевода документов в электронный вид, то необходимо отметить такой важный шаг, как переход к интеллектуальному поиску современной системы распознавания текста. Стандартная навигация по путеводителю заменяется контекстной навигацией по текстовым полям, по заголовкам. Таким образом, мы плавно переходим к привычной в Интернете навигации по контексту и ключевым словам. Это будущее, но оно уже совсем рядом. Конечно, для исторических документов это – фантазии, а вот для современных документов, которые востребованы в рамках госуслуг, это реальная технология. Я надеюсь, уже в грядущем 2014 году мы увидим реальные примеры реализации таких проектов с полнотекстовым поиском по документам.

С.В. Баландюк,
президент корпорации ЭЛАР

Комментарии запрещены.